Tome en cuenta lo siguiente antes de elaborar su aviso de privacidad:
1. Conozca sus obligaciones y deberes. Se sugiere que antes de dar inicio de la elaboración del aviso de privacidad conozca la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad, a fin de conocer, de manera general, los principios y deberes que regulan la protección de los datos personales, así como informarse sobre las obligaciones que establece la norma. Para ello, se recomiendan los cursos que están disponibles de manera gratuita en el campus virtual del INAI (Cevinai).
2. Identifique las actividades y/o procedimientos en los que utiliza datos personales.
3. Identifique cómo obtiene los datos personales.
Es necesario identificar de dónde obtiene los datos personales que trata en cada actividad y/o procedimiento, es decir, si los obtiene de manera personal o directa del titular de los datos, o bien, de manera indirecta, como podría ser a través de una transferencia o fuente de acceso público. Asimismo, será importante que identifique los medios por los cuales obtiene los datos personales en cada actividad y/o procedimiento: formatos impresos, electrónicos, verbales o cualquier otra tecnología.
4. Identifique el flujo de los datos personales que trata.
Es decir, los procesos de obtención, uso y eliminación de los datos en cada una de estas actividades y/o procedimientos.
5. Identifique para qué fines utiliza los datos personales y qué tipo de datos trata.
El tratamiento de datos personales en una actividad y/o procedimiento tiene por objeto lograr finalidades explícitas, es decir, el tratamiento se realiza para ciertos objetivos. El responsable deberá identificar estas finalidades. Resulta fundamental que recuerde que el tratamiento de los datos personales se limitará a las finalidades que se informen en el aviso de privacidad.
Valore si los datos que trata son los estrictamente necesarios para alcanzar la finalidad que se persigue.
6. Identifique las transferencias de datos personales que realice.
Deberá identificar con claridad con qué fines transfiere los datos personales y a quién los comunica. A continuación, se proponen algunas preguntas que le podrían ayudar a identificar aspectos importantes en materia de transferencias:
¿A quién transfiero los datos personales?
¿Los destinatarios de las transferencias de datos se encuentran ubicados en el territorio nacional o fuera de éste?
¿Cuál es el propósito o finalidades de las transferencias realizadas?
¿Se tienen identificados los datos personales necesarios para cumplir con el propósito de las transferencias?
¿Cómo se recaba o recabará el consentimiento del titular, en caso de requerirse, es decir, qué mecanismos, medios u opciones se han dispuesto para ello?
7. Identifique el perfil de los titulares de los datos personales.
Es importante que reconozca el perfil de los titulares de los datos personales que trata, con objeto de:
En su caso, determinar previsiones particulares para menores de edad, personas en estado de interdicción o incapacidad;
Definir el medio de difusión del aviso de privacidad que resulte pertinente, y
Buscar la redacción adecuada del aviso de privacidad según la edad, nivel escolar, profesión, intereses, entre otros, del público objetivo.
8. Identifique los mecanismos que ofrece para que los titulares decidan sobre sus datos personales.
Se recomienda identificar los procedimientos que ya tiene implementados para atender las solicitudes de sus clientes o titulares de los datos personales respecto de su información personal, con objeto de determinar la posibilidad de continuar con dichos procedimientos o adaptarlos para que cumplan con las obligaciones que establece la Ley. O bien, deberá diseñar nuevos procedimientos para cumplir con la misma.
9. Piense en información adicional que hable sobre sus prácticas de privacidad. Considere si es importante incluir en el aviso de privacidad información adicional que permita al titular conocer otras prácticas relevantes que tiene implementadas para la protección de la privacidad y datos personales de los titulares.
10. Redacte su aviso de privacidad.
Se sugiere elaborar primero el aviso de privacidad integral, ya que de la información ahí contenida se podrá redactar el aviso de privacidad simplificado y/o corto.
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